Handbok - Artvise Kundtjänst

När man tar emot ett telefonsamtal rekommenderas att man alltid nyttjar snabbregistreringen i ett första skede, då det oftast bara behövs en enklare registrering. Exempelvis, om det inkommande telefonsamtalet rör enklare frågor såsom öppettider eller liknande.

För att utföra en snabbregistrering, klickar man på Nytt ärende. Därefter väljer man Snabbregistrering. Man kan även trycka Alt+N.

Dialogrutan för Snabbregistrering öppnas, och man kan nu registrera nödvändig information om ärendet.

Sätt relevant ärendetyp och eventuellt kategori (1) på ärendet, genom att skriva ett sökord och därefter klicka på Sök. Fyll sedan i Beskrivning (2) enligt kundens uppgifter.

I många fall är man klar med ärendet redan här. Om detta är fallet, klickar man på Spara & avsluta ärende (3), alternativt trycker Alt+S. Ärendet kommer då att sparas och därefter avslutas.

Om detta inte är fallet, och ärendet behöver mer registering som inte inryms i Snabbregistreringsformuläret, klickar man på Spara och visa ärendekort (4), eller trycker Alt+V. Ärendet kommer då att sparas och sedan öppnas i det vanliga Ärendekortet.

Om ärendet istället behöver fördelas till någon annan för att kunna färdigställas, klickar man på Spara och fördela (5) och väljer typ av mottagare i rullgardinsmenyn som dyker upp.

För att avbryta registreringen och inte spara ärendet klickar man på Avbryt (6).

Flera av fälten i innehållspanelen sätts automatiskt, men kan ändras om behov finns.

I Övrigtpanelen fylls alla fält i automatiskt och kan heller inte ändras manuellt i själva panelen. En del av fälten kan ändras på grund av andra handläggaraktioner.

Under fliken Kundinfo registreras alla uppgifter som rör kunden.

Om kunden vill vara anonym, kryssar man för kryssrutan Anonym (1). Detta kommer att medföra att alla inmatningsfält blir otillgängliga i fliken.

För att tömma alla fält, klickar man på Rensa alla fält (2).

Man använder Sök (3) för att söka efter existerande kunder i systemet, baserat på de kunduppgifter som angetts i fliken.

När sökningen har utförts dyker en dialogruta med sökträffar upp.

Här väljer man den kund som passar, och klickar på OK för att använda de redan registrerade uppgifterna för kunden även på det aktuella ärendet. Om man inte hittar någon passande kund klickar man på Avbryt för att stänga dialogrutan.

I fliken Varningar kan man se om ärendet har någon ny händelse som handläggaren bör uppmärksamma. Detta kan röra sig t.ex. om att ett kundsvar har inkommit i ärendet, eller att ärendet inte har besvarats inom utsatt tid.

För att radera en varning, klickar man på det röda krysset till höger om varningen. Se exemplet nedan:

Fliken Fastighet används med integration mot fastighetsregister (KIR / FIR), och används för att koppla ärendet mot en viss fastighet.

Här anger man en eller flera sökparametrar i sökfälten och klickar sedan på Sök.

En sökning mot fastighetsregistret utförs, och sökresultatet dyker upp i en separat dialogruta. Här väljer man den fastighet som skall kopplas mot ärendet och klickar därefter på Välj fastighet.

Fliken Övriga ärenden används för att söka efter andra ärenden, som gäller samma kund som det ärende man för närvarande arbetar med. Fälten fylls i baserat på data angivna i fliken Kundinfo. Fälten är också fritt redigerbara för att möjliggöra modifikation av sökningen.

När fälten är ifyllda med lämpliga sökparametrar klickar man på Sök (1) för att utföra sökningen. Sökresultatet presenteras i listan (2). För att öppna ärendekortet för ett specifikt ärende dubbelklickar man på raden som representerar ärendet ifråga.

Fliken Relaterat visar objekt (oftast ärenden), samt länkar som relaterats till det aktuella ärendet. Om det finns minst en relation kommer fliktexten Relaterat att bli grön.

Fliken Anteckningar innehåller de interna anteckningar som gjorts på ärendet. För mer information, se kapitlet om interna anteckningar.

Fliken Händelser innehåller viktiga händelser på ärendet, t.ex. ändringar.

I Händelser är det möjligt att söka efter specifika händelser, genom att filtrera på:

Sökningen utförs genom att klicka på Sök (1). Sökresultatet presenteras sedan i händelseloggen (2).

Genom att klicka på de olika kolumnrubrikerna i händelseloggen kan man sortera sökresultat på det sätt man önskar. Genom att klicka två gånger på samma kolumn byter man sorteringsriktning för just den kolumnen, mellan stigande och fallande ordning.

De olika kolumnerna har en sorteringsordning baserat på vilket format respektive kolumn har, vilket oftast är bokstavsordning.

Det är också möjligt att gruppera sökresultatet på specifika kolumner i händelseloggen. Detta görs, precis som gruppering på kolumner i inkorgar, genom att dra och släppa kolumnrubriken på ytan, ovanför händelseloggen, med texten Dra en kolumnrubrik hit för att gruppera på denna kolumn.

Denna flik ingår i tilläggspaketet Kartor. För mer information om tillägget och denna flik, se Kartor.

För att besvara ett ärende per e-post gör man på följande vis:

När ett e-postmeddelande skickats skapas en ny handling i form av ett utgående e-postmeddelande, och visas i Handlingsvisaren.

För att besvara ett ärende per SMS gör man på följande vis:

Det är även möjligt att besvara direkt från handlingsvisaren genom att dubbelklicka på meddelandet man vill besvara.

Ifall meddelandet öppnats från handlingsvisaren så måste man klicka på Besvara för att aktivera fönstret och därigenom kunna redigera och besvara ärendet.

För att besvara ett ärende per telefon gör man på följande vis:

Ett inkommande Facebook-ärende kan vara av tre typer:

Första gången ett publikt inlägg importeras från Facebook via tidslinjen skapas ett ärende som kallas Facebook-post i systemet. Om någon kommenterar detta inlägg så kommer en ny handling in på det ärende som kommentaren gäller.

Första gången ett privat meddelande importeras från en facebookanvändare skapas ett ärende som kallas Facebook-meddelande i systemet. Om fler privata meddelanden skickas till eller från samma facebookanvändare så kommer en ny handling in på det ärende som meddelandet gäller.

Systeminställningar avgör hur många handlingar som kan läggas på ett ärende innan ett nytt underärende skapas. När en kommentar eller ett meddelande importeras skapas en ny handling som registreras på ett ärende. Om den nya handlingen skulle innebära att det totala antalet handlingar på ärendet överstiger det maximala antalet så kommer handlingen istället registreras på ett nytt ärende som blir underärende till det ursprungliga ärendet.

Systeminställningar avgör även om ett avslutat ärende ska återöppnas vid ny aktivitet eller om ett nytt ärende ska skapas. Om ett nytt ärende skapas så blir det nya ärendet ett underärende till det ursprungliga ärendet.

När importen skapar ett underärende för en Facebook-post kommer den fösta handlingen på underärendet alltid vara inlägget från det ursprungliga huvudärendet.

För att besvara ett ärende per telefon gör man på följande vis:

Man kan även besvara direkt från handlingsvisaren genom att dubbelklicka på meddelandet, se nedan.

Ifall meddelandet öppnats från handlingsvisaren så måste du klicka på Besvara för att aktivera fönstret och på så sätt kunna redigera och besvara ärendet.

Se avsnittet om tillägget Synpunkter och felanmälan.

Detta svarsalternativ är det man som handläggare använder när ärendet man skall besvara har genererats av kunden från Mina sidor, eller är ett ärende, med koppling till Mina sidor, som skapats genom ett e-tjänsteinskick. Kunden kan komplettera ärendet och besvara handläggaren från Mina sidor, och kan där även läsa handläggarens svar.

För att besvara ett ärenden till Mina sidor börjar man med att markera ärendet i inkorgsvyn, alternativt öppnar ärendets ärendekort genom att dubbelklicka på ärendet. Därefter klickar man på Besvara  Mina sidor.

Istället för att klicka kan man även trycka Ctrl+Shift+I

Efter detta gjorts kommer svarsformuläret upp:

Svarets skrivs i textfältet i fliken Meddelande (1). Från verktygsfältet kan man utföra vanlig textformatering (2), infoga bilder (3), och länkar (4). Det är här även möjligt att infoga en mall (5), vilket är det vanligaste tillvägagångssättet när en kund skall besvaras.

Bifogade filer läggs till genom att klicka knappen (6) i fältet Tillhörande dokument. Om man lagt till en fil av misstag, kan den enkelt tas bort genom att markera filen i listan (7), och därefter klicka på knappen för att ta bort fil (8).

Om man vill att kunden även skall få ett svar per e-post använder man sig av fliken Kundnotifiering.

Kundens e-postadress (1) fylls i automatiskt baserat på informationen i Kundinfo-fliken på ärendekortet. Om e-postadress saknas måste den fyllas i manuellt. Meddelandet skrivs sedan i textfältet (2).

När man är klar med svaret klickar man slutligen på Publicera, för att publicera svaret på kundens Mina sidor. En kundnotifiering skickas även till kunden, om e-postadress och meddelande angetts i fliken Kundnotifiering.

Fördelning av ärenden till annan arbetsgrupp kan göras på ett par olika sätt. Dels kan man fördela ett eller flera ärenden till en arbetsgrupp direkt från inkorgen, genom att markera ärendet eller ärendena, och sedan klicka på Arbetsgrupp.

Dels kan man även fördela ett ärende inifrån ärendets öppna ärendekort, med samma knappval.

Det är vidare möjligt att dra och släppa ett ärende från en arbetsgrupp till en annan. Detta medför dock att ärendet som släpps fördelas utan handläggare. Notifieringar per sms och e-post sker som vanligt, förutsatt att inkorgen, som ärendet fördelas till, har dessa inställningar konfigurerade.

Man börjar med att välja inkorg av typen arbetsgrupp (1) dit ärendet eller ärendena skall fördelas. Sedan skriver man, vid behov, en fördelningsanteckning (2).

Därefter växlar man till fliken Handläggare (3) för att välja den handläggare som ärendet skall fördelas till. Detta steg är inte obligatoriskt. Ärenden som fördelas utan handläggare kommer att flyttas till den inkorg som valts och sakna handläggare.

I det fall en kundnotifiering, dvs. en notifiering till kunden om att dennas ärende har fördelats, skall skickas, kryssar man i kryssrutan Skicka kundnotifiering (4). Därefter växlar man till fliken Kundnotifiering (5) och skriver meddelandet. Om kundens e-postadress (6) inte finns registerad på ärendet måste denna fyllas i manuellt.

Man slutför sedan fördelningen genom att klicka på Fördela (7).

Fördelning av ärenden till en specialistgrupp kan göras på ett par olika sätt. Dels kan man fördela ett eller flera ärenden till en specialistgrupp direkt från inkorgen, genom att markera ärendet eller ärendena, och sedan klicka på Specialistgrupp.

Dels kan man även fördela ett ärende inifrån ärendets öppna ärendekort, med samma knappval.

Det är vidare möjligt att dra och släppa ett ärende från en arbetsgrupp till en specialistgrupp, eller från en specialistgrupp till en annan specialistgrupp. Detta medför dock att ärendet som släpps fördelas utan handläggare. Notifieringar per sms och e-post sker som vanligt, förutsatt att inkorgen, som ärendet fördelas till, har dessa inställningar konfigurerade.

Man börjar med att välja den inkorg av typen specialistgrupp (1) dit ärendet eller ärendena skall fördelas. Sedan skriver man, vid behov, en fördelningsanteckning (2).

Därefter växlar man till fliken Handläggare (3) för att välja den handläggare som ärendet skall fördelas till. Detta steg är inte obligatoriskt. Ärenden som fördelas utan handläggare kommer att flyttas till den inkorg som valts och sakna handläggare.

I det fall en kundnotifiering, dvs. en notifiering till kunden om att dennas ärende har fördelats, skall skickas, kryssar man i kryssrutan Skicka kundnotifiering (4). Därefter växlar man till fliken Kundnotifiering (5) och skriver meddelandet. Om kundens e-postadress (6) inte finns registerad på ärendet måste denna fyllas i manuellt.

Om återkoppling skall krävas från specialistgruppen, ser man till att kryssrutan Kräv återkoppling från specialistgrupp (7) är ikryssad.

Man slutför sedan fördelningen genom att klicka på Fördela (8).

Denna funktion används ofta när man har grupper utanför organisationer, t.ex. på entreprenad, och vill fördela ärenden till dem.

Fördelning av ärenden till en extern intressent kan göras på ett par olika sätt. Dels kan man fördela ett eller direkt från inkorgen, genom att markera ärendet eller ärendena, och sedan klicka på Extern intressent.

Dels kan man även fördela ett ärende inifrån ärendets öppna ärendekort, med samma knappval.

Efter man klickat på Extern intressent får man upp följande dialog:

Man börjar med att välja inkorg av typen extern intressent (1) dit ärendet eller ärendena skall fördelas. Sedan skriver man, vid behov, en fördelningsanteckning (2).

Därefter växlar man till fliken Handläggare (3) för att välja den handläggare som ärendet skall fördelas till. Detta steg är inte obligatoriskt. Ärenden som fördelas utan handläggare kommer att flyttas till den inkorg som valts och sakna handläggare.

I det fall en kundnotifiering, dvs. en notifiering till kunden om att dennas ärende har fördelats, skall skickas, kryssar man i kryssrutan Skicka kundnotifiering (4). Därefter växlar man till fliken Kundnotifiering (5) och skriver meddelandet. Om kundens e-postadress (6) inte finns registerad på ärendet måste denna fyllas i manuellt.

Man slutför sedan fördelningen genom att klicka på Fördela (7).

Denna funktion används oftast av de kunder som inte använder sig av specialistgrupper och SLA, utan istället vill nyttja e-postfunktionalitet för att fördela ärenden.

Fördelning av ärenden till externa system kan göras på ett par olika sätt. Dels kan man fördela ett ärende direkt från inkorgen, genom att markera ärendet, och sedan klicka på Externa system och därefter välja E-post.

Dels kan man även fördela ett ärende inifrån ärendets öppna ärendekort, med samma knappval.

Efter knappvalet får man upp en dialog där man får välja vilket innehåll i ärendet som skall bifogas det e-postmeddelande som kommer att skapas.

När man gjort sina val och klickat på OK får man upp ett e-postformulär:

Man börjar med att använda knappen Till (1) för att välja mottagare av ärendet. Det går även bra att manuellt ange e-postadresser i textfältet (2) till höger om knappen. Därefter skriver man ett meddelande (3) till mottagarna av ärendet. Det är även möjligt att använda en mall för meddelandet genom att klicka på Infoga mall (4) och sedan välja en lämplig mall.

I det fall en kundnotifiering, dvs. en notifiering till kunden om att dennas ärende har fördelats, skall skickas, kryssar man i kryssrutan Skicka kundnotifiering (5). Därefter växlar man till fliken Kundnotifiering (6) och skriver meddelandet. Om kundens e-postadress (7) inte finns registerad på ärendet måste denna fyllas i manuellt.

För att slutföra utskicket av e-postmeddelandet, klickar man sedan på Skicka (8).

Man får då frågan om ärendet skall avslutas. Svarar man Ja på denna fråga kommer ärendet att avslutas i Artvise Kundtjänst.

Att skicka ärenden för kännedom kan göras på ett par olika sätt. Dels kan man skicka ärenden direkt från inkorgen, genom att markera ett ärende, och sedan klicka på För kännedom.

Dels kan man även skicka ett ärende inifrån ärendets öppna ärendekort, med samma knappval.

Efter knappvalet får man upp en dialog där man får välja vilket innehåll i ärendet som skall bifogas det e-postmeddelande som kommer att skapas.

När man gjort sina val och klickat på OK får man upp ett e-postformulär:

Man börjar med att använda knappen Till (1) för att välja mottagare av ärendet. Det går även bra att manuellt ange e-postadresser i textfältet (2) till höger om knappen. Därefter skriver man ett meddelande (3) till mottagarna av ärendet. Det är även möjligt att använda en mall för meddelandet genom att klicka på Infoga mall (4) och sedan välja en lämplig mall.

För att slutföra utskicket av e-postmeddelandet, klickar man sedan på Skicka (5).

Att skicka ärenden på remiss kan göras på ett par olika sätt. Dels kan man skicka en remiss direkt från inkorgen, genom att markera ett ärendet, och sedan klicka på Remiss och därefter välja Remiss via e-post.

Dels kan man även skapa en remiss inifrån ärendets öppna ärendekort, med samma knappval som ovan.

Efter knappvalet får man upp en e-postdialog:

Man börjar med att välja mottagare av remissen genom att klicka på Till (1). Normalt sett skall man alltid använda sig av en lämplig distributionslista. Dessa administreras av systemadministratören. Vill man lägga till adresser som inte finns i en distributionslista kan man manuellt ange adresser i textfältet (2) till höger.

Därefter skriver man remissmeddelandet (3). Oftast är det nog av intresse att använda sig av en mall, genom att klicka på Infoga mall (4) och sedan välja en lämplig mall. Tillgängliga mallar administreras av systemadministratören.

Man kan även, om man vill, ändra remissens rubrik (5). Rubriken kan även styras av en mall.

I det fall en kundnotifiering, dvs. en notifiering till kunden om att dennas ärende har skickats på remiss, skall skickas, kryssar man i kryssrutan Skicka kundnotifiering (4). Därefter växlar man till fliken Kundnotifiering (5) och skriver meddelandet. Om kundens e-postadress inte finns registerad på ärendet måste denna fyllas i manuellt.

Vid behov kan man lägga till handlingar från ärendet i remissen. Detta görs genom att klicka på Bifoga fil (6) och sedan välja Bifoga från aktuellt ärende. Därefter kryssar man för de handlingar man vill inkludera i dialogrutan som dyker upp och klickar på Välj markerade filer.

Man kan, vid behov, ändra det önskade svarsdatumet (7). Standardvärdet på 14 dagar hämtas från en systeminställning som administreras av Artvise. Detta datum är det datum då man senast önskar svar på remissen, och kan nyttjas i mallar för att visa remissmottagaren när man senast vill ha svar.

Systemadministratören kan sätta upp regler på inkorgar för automatiska remisspåminnelser. Dessa är påminnelser som automatiskt skickas till remissmottagaren en viss, inställningsbar, tid för önskat svarsdatum.

När man är klar med remissen klickar man på Skicka (8) för att skicka iväg den. Remissen registreras som en handling på ärendet. När remissvar inkommer på den utskickade remissen hamnar de sedan på den registrerade remisshandlingen.

I de fall där ärendet har underärenden kan handläggaren även få en dialog för att avsluta relaterade ärenden. Detta styrs av gällande inställningar.

Om ett ärende där man kryssat i rutan Kund önskar svar avslutas utan att vara besvarat så visas en varning.

Det är också möjligt att schemalägga en återöppning av ett redan avslutat ärende. Först söker man fram ärendet med hjälp av Sök ärende.

Sedan markerar man ärendet i sökresultatslistan och klickar på Återöppna ärende, och väljer Återöppningsdatum i rullgardinsmenyn.

Slutligen väljer man det datum, samt den tid som ärendet skall återöppnas och avslutar med att klicka på OK. Det aktuella ärendet kommer nu att återöppnas på det angivna datumet och den angivna tiden.

Ibland kan ärenden återöppnas automatiskt av systemet. Detta sker när ett kundsvar inkommer på ett avslutat ärende inom en viss tidsgräns. Denna tidsgräns är konfigurerbar och styrs av systemadministratören.

När det sker återöppnas ärendet och får en varningsikon, se Varningar i inkorg. Den berörda handläggaren får även ett notifieringsmeddelande:

Interna anteckningar används med fördel då man vill skapa en inofficiell notering, t.ex. en minnesanteckning, på ett ärende. Med andra ord, anteckningen kommer inte att göras tillgänglig för kunden. Interna anteckningar tas alltid bort från ett ärende när ärendet avslutas.

Om man vill skapa en inofficiell notering på ett ärende som inte tas bort när ärendet avslutas, bör man istället använda sig av en Intern tjänsteanteckning.

Intern tjänsteanteckning används med för del då man vill skapa en inofficiell notering på ett ärende, som ligger kvar på ärendet även efter att ärendet avslutas, och som endast är åtkomlig för människor inom organisationen. En Intern tjänsteanteckning är, med andra ord, inte tillgänglig för kunden.

Tjänsteanteckning används med för del då man vill skapa en officiell notering på ett ärende. En Tjänsteanteckning ligger kvar på ärendet efter att ärendet avslutats och är även tillgängligt (synligt) för kunden på exempelvis Helpdeskwebben och Mina sidor.

För att skapa en ny bevakning på ett ärende så början man med att markera ärendet i inkorgen. Därefter klickar man på Bevakningar och väljer Ny bevakning i rullgardinsmenyn.

När detta gjorts får man upp dialogrutan för att skapa ny bevakning.

Först väljer man vilken händelse (1) som skall bevakas. Om behov finns, kan man även skriva en kommentar (2).

Sedan skall man, beroende på vilken typ av händelse kan konfigurerar, antingen välja ett start- (3) och ett stoppdatum (4) vilket man gör för de händelser där tidsrymd skall anges (se tabell ovan), eller så skall man endast ange stoppdatum, vilket gäller resterande händelser.

För att lägga till händelsen till övervakning klickar man därefter på Lägg till. Övervakningen av händelsen läggs sedan till i listan (5).

När man konfigurerat de händelser man vill övervaka på ärendet klickar man slutligen på OK.

För att ändra en redan konfigurerad händelse dubbelklickar man på händelsen i listan (5). Därefter gör man de ändringar man önskar, och avslutar genom att klicka på Uppdatera. Om man, av någon anledning, ångrar sig och inte vill ändra konfigurationen av händelsen klickar man istället på Ny.

För att ta bort en redan konfigurerad händelse klickar man på det röda krysset till höger om händelsen i listan (5).

För att lista de aktuella bevakningar för ett ärende markerar man först ärendet i inkorgen, sedan klickar man på Bevakningar och väljer Mina bevakningar i rullgardinsmenyn.

För att redigera en händelse, dubbelklickar man på raden för händelsen, i listan över händelser. Man får då upp den dialogruta som beskrivs i Skapa ny bevakning ovan. Härifrån kan man redigera den händelse som man dubbelklickar på, men även övriga händelser. Det går också bra att skapa nya händelser som skall bevakas denna väg.

För att ta bort en händelse, klickar man på det röda krysset till höger om händelsen i listan.

För att lägga till en favorit, markerar man ett ärende i en inkorgsvy, och klickar sedan på Lägg till favorit.

För att ta bort en favorit, markerar man ett favoritärende i en inkorgsvy, och klickar sedan på Ta bort favorit.

För att sätta sig själv som handläggare av ett ärende, markerar man ärendet i inkorgsvyn, sedan klickar man på Tilldela mig. Man blir då satt som handläggare. Detta visas i kolumnen handläggare på ärendet i inkorgsvyn.

Om man till ta bort handläggaren från ett ärende, markerar man ärendet i inkorgsvyn och klickar därefter på Ta bort. Handläggaren tas då bort från ärendet, vilket visas i kolumnen handläggare på ärendet i inkorgsvyn med texten Ingen handläggare.

För att tilldela någon annan ärendet, dvs. sätta någon annan som handläggare av ärendet, markerar man ärendet i inkorgsvyn och klickar på Sök.

Dialogrutan för att söka handläggare öppnas. Man kan söka handläggare genom att antingen skriva in hela eller delar av namnet (1), eller dito för användarnamnet (2). Det går också att kombinera sökningen på namn och användarnamn.

Sökningen utförs genom att trycka Enter, eller genom att klicka på Sök (3).

Slutligen väljer man den handläggare som skall tilldelas ärendet och klickar på Välj handläggare (4). Man kan även dubbelklicka på handläggaren i handläggarlistan (5).

Från dialogrutan kan man, vid behov, starta en chattsession med vald handläggare. Detta görs genom att markera den handläggare man vill chatta med och därefter klicka på Starta chattsession (6).

Funktionen att kopiera ett ärende är användbar om man vill skapa ett ärende som är i stort sett identiskt med ett redan existerande ärende.

Man börjar med att, i inkorgsvyn, markera det ärende man vill kopiera. Därefter klickar man på Kopiera, alternativt trycker Ctrl+Shift+C.

Sedan ställer man sig i den inkorg dit man vill kopiera ärendet och klickar på Klistra in, alternativt trycker Ctrl+Shift+V.

Slutligen får man välja om man vill kopiera hela ärendet, eller endast ärendets metadata. Skillnaden är att om man väljer att kopiera hela ärendet så inkluderas även ärendets handlingar och dokument.

Kopian och originalärendet blir slutligen relaterade med varandra. För mer information angående relaterade ärenden, se kapitlet Relatera ärenden.

Funktionen att klippa ut ett ärende är användbar om man, av någon anledning, vill flytta ett eller flera ärenden till en annan inkorg, utan att för den skull fördela ärendet. T.ex. om ärendet, eller ärendena, av någon anledning hamnat fel.

Man börjar med att, i inkorgsvyn, markera ett eller flera ärenden. Därefter klickar man på Klipp ut, alternativt trycker Ctrl+Shift+X.

Sedan ställer man sig i den inkorg man vill flytta ärendena till och klickar på Klistra in, alternativt trycker Ctrl+Shift+V.

Ärendet flyttas slutligen till den nya inkorgen.